Приём и увольнение сотрудника: IT-чек-лист, который защищает от утечек данных
Новый сотрудник должен работать уже в первое утро, а бывший должен потерять доступ в последний день. Звучит очевидно, но в небольших компаниях первое часто занимает неделю, а второе иногда не происходит вообще. Простой чек-лист, который используют каждый раз, решает обе проблемы.
До первого рабочего дня
- Получите данные от HR: имя, должность, руководитель, дата выхода и в какие команды входит человек.
- Создайте учётную запись в Microsoft 365, Google Workspace или Яндекс 360 по единому стандарту имён и назначьте нужную лицензию.
- Добавьте группы и права по шаблону должности, а не копированием чужой учётки: так вместе с ней переезжают лишние права.
- Подготовьте устройство: стандартный набор программ, шифрование диска, подключение к системе управления устройствами, запись в реестр оборудования.
- Настройте доступы к рабочим системам, общим ящикам, VPN и менеджеру паролей.
- Подготовьте памятку: как войти, как настроить многофакторную аутентификацию и как обратиться в поддержку.
В первый день
- Помогите настроить MFA и выполнить первый вход.
- Покажите, где лежат файлы и как ими делиться.
- Объясните три главных правила безопасности: никому не сообщать пароли, проверять адрес отправителя, сообщать обо всём подозрительном.
Увольнение: в последний день
- Заблокируйте вход и смените пароль в согласованное время, а не через несколько недель.
- Завершите активные сессии и пароли приложений, чтобы потеряли доступ и уже авторизованные телефоны и ноутбуки.
- Удалите методы MFA, которые регистрировал сотрудник.
- Переведите почтовый ящик в общий или настройте пересылку руководителю, в соответствии с вашей политикой и местным законодательством.
- Передайте файлы из OneDrive или Google Диска руководителю или в папку команды.
- Отключите доступ ко всем остальным системам: CRM, бухгалтерии, VPN, менеджеру паролей, соцсетям, регистратору доменов и хостингу.
- Заберите устройства, сотрите данные и обновите реестр оборудования.
- Освободите лицензию, чтобы не платить за неё.
О чём чаще всего забывают
- Общие пароли, которые знал сотрудник: Wi-Fi, сигнализация офиса, общий аккаунт в соцсетях. Их нужно сменить.
- Учётки в сторонних сервисах, созданные на личную почту.
- Личные телефоны с рабочей почтой, которые никак не управляются.
- Запланированные задачи и интеграции, работающие от имени сотрудника. Они перестают работать, как только учётку отключают.
Сделайте это привычкой
Храните чек-лист как шаблон заявки, чтобы не полагаться на память, и договоритесь с HR открывать заявку минимум за три рабочих дня до выхода и сразу, как только известна дата увольнения. Приём и увольнение сотрудников входят в наш тариф техподдержки L1-L2 Business, и каждый запрос фиксируется как заявка.